Términos y Condiciones de Uso

1. Identificación del titular

El presente documento regula el acceso y uso de la plataforma Appydoc, desarrollada y operada por:

2. Objeto

Appydoc es una plataforma de gestión documental multi-empresa en la nube (SaaS), dirigida a empresas y profesionales. Permite organizar documentos en carpetas, controlar sus versiones, asignar permisos de acceso por usuario, asociar documentos a terceros y recibir alertas de vencimiento (contratos, pólizas y documentos con fecha límite).

3. Aceptación de los términos

Al acceder y utilizar la plataforma Appydoc, el usuario acepta expresamente los presentes Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con alguno de ellos, deberá abstenerse de usar la plataforma.

4. Registro y cuentas

El registro en Appydoc es de autoservicio: al crear una cuenta se constituye una cuenta de empresa con un administrador, quien puede crear usuarios internos según los límites de su plan.

• La información suministrada en el registro debe ser veraz, completa y actualizada.
• El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Queda prohibido compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados.
• El administrador de la empresa es responsable de la gestión de sus usuarios internos y de los permisos que les asigne sobre carpetas y documentos.
• APPYLOGI S.A.S. se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que violen estos términos.

5. Planes, periodo de prueba y pagos

El uso de Appydoc está sujeto a los planes comerciales vigentes:

• Toda cuenta nueva inicia con un periodo de prueba gratuito, cuya duración y límites de usuarios y almacenamiento se indican en la plataforma al momento del registro.
• Cada plan de pago define límites de usuarios activos y de espacio de almacenamiento. Al alcanzarlos, la plataforma impedirá crear más usuarios o subir más documentos hasta liberar espacio o contratar un plan superior.
• Los precios vigentes se publican en la plataforma. La suscripción puede pagarse con periodicidad mensual o anual.
• Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi. APPYLOGI S.A.S. no almacena números de tarjeta ni credenciales financieras.
• Si se paga antes del vencimiento, el nuevo periodo se acumula al vigente (no se pierden días).
• Vencida la suscripción, el acceso queda limitado a consulta hasta que se renueve el pago.

APPYLOGI S.A.S. podrá modificar los precios de los planes; los cambios no afectan los periodos ya pagados y serán visibles en la plataforma antes de cualquier renovación.

6. Uso permitido

El usuario se compromete a utilizar la plataforma únicamente para:

• Almacenar, organizar y versionar documentos de los cuales posee los derechos necesarios o cuenta con autorización de su titular.
• Gestionar la información documental de su empresa y de sus terceros (clientes, proveedores) de forma lícita.
• Administrar usuarios internos de su empresa y sus permisos de acceso dentro de la plataforma.
• Configurar alertas de vencimiento y recibir notificaciones asociadas a sus documentos.

7. Usos prohibidos

Queda expresamente prohibido:

• Usar la plataforma para actividades ilegales, fraudulentas o que vulneren derechos de terceros.
• Intentar acceder a documentos o datos de otras empresas registradas en la plataforma.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o modificar el software de la plataforma.
• Introducir virus, malware o cualquier código malicioso, incluido dentro de los archivos subidos.
• Subir, compartir o almacenar archivos que infrinjan derechos de autor, marcas registradas u otros derechos de propiedad intelectual de terceros.
• Subir material ilegal, difamatorio, obsceno o que vulnere derechos fundamentales de terceros.
• Eludir o intentar eludir cualquier medida de seguridad, control de acceso o límite técnico del plan contratado.

8. Documentos y contenido subido por el usuario

Los documentos son el objeto central de la plataforma. El usuario y la empresa a la que pertenece son los únicos responsables de los archivos que suban, de sus versiones y de los metadatos asociados. Al subir contenido, el usuario declara y garantiza que:

• Posee los derechos necesarios sobre dicho contenido o cuenta con autorización del titular para su almacenamiento y uso.
• El contenido no infringe derechos de autor, marcas registradas, patentes u otros derechos de propiedad intelectual de terceros.
• El contenido no es ilegal, difamatorio, obsceno, amenazante ni vulnera derechos de ninguna persona.
• Cuando los documentos contengan datos personales de terceros, cuenta con las autorizaciones exigidas por la normativa de protección de datos (ver Política de Privacidad).

APPYLOGI S.A.S. no revisa ni valida el contenido subido por los usuarios; los archivos se almacenan aislados por empresa y solo son accesibles según los permisos que la propia empresa configure. No obstante, APPYLOGI se reserva el derecho de eliminar cualquier contenido que, a su criterio o por requerimiento de autoridad, viole estos términos o la ley, y de suspender el acceso del responsable.

9. Propiedad intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma Appydoc — código fuente, diseño, logotipos y contenidos propios — pertenecen a APPYLOGI S.A.S. Los documentos subidos por los usuarios siguen siendo de su propiedad: APPYLOGI no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo la licencia limitada estrictamente necesaria para almacenarlos, procesarlos (versiones, verificación de integridad) y mostrárselos a los usuarios autorizados de la propia empresa.

10. Disponibilidad del servicio y respaldos

APPYLOGI S.A.S. realizará sus mejores esfuerzos para garantizar la disponibilidad continua de la plataforma y la ejecución de copias de respaldo razonables, pero no garantiza un servicio ininterrumpido ni la recuperación de información en todos los escenarios. Se reserva el derecho de realizar mantenimientos que puedan afectar temporalmente la disponibilidad. Se recomienda al usuario conservar copias propias de sus documentos críticos.

11. Terminación, retención y eliminación de datos

Vencida la suscripción sin renovación, o cancelada la cuenta, la información y los documentos de la empresa se conservarán durante un periodo de gracia de treinta (30) días calendario, durante el cual podrá renovarse el plan o solicitarse la exportación de los documentos. Transcurrido este plazo, APPYLOGI S.A.S. podrá eliminar de forma definitiva los documentos y datos asociados, salvo que exista obligación legal de conservarlos. El usuario puede solicitar la eliminación anticipada de su cuenta y sus datos en cualquier momento.

12. Limitación de responsabilidad

APPYLOGI S.A.S. no será responsable por:

• Pérdidas o daños derivados del uso indebido de la plataforma por parte del usuario.
• Errores en la información o metadatos ingresados por los usuarios, incluidas fechas de vencimiento mal registradas.
• El contenido de los documentos subidos por los usuarios — la responsabilidad recae exclusivamente en quien los subió y en su empresa.
• Los permisos de acceso configurados por el administrador de cada empresa sobre sus usuarios internos.
• Interrupciones del servicio por causas de fuerza mayor.
• La pérdida de información cuando medie fuerza mayor o la eliminación se produzca conforme a la sección 11.
• Daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso de la plataforma.

En todo caso, la responsabilidad total de APPYLOGI S.A.S. frente al usuario se limita al valor efectivamente pagado por éste durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine.

13. Modificaciones

APPYLOGI S.A.S. se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios serán notificados a través de la plataforma y entrarán en vigencia a partir de su publicación.

14. Legislación aplicable

Los presentes Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia será sometida a los tribunales competentes de la ciudad de Medellín, Antioquia.

15. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos términos, puede contactarnos en: