Política de Protección de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, APPYLOGI S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos personales:

2. Datos personales que recopilamos

A través de la plataforma Appydoc, recopilamos los siguientes datos personales:

• Datos de registro: Nombre completo, correo electrónico y contraseña (almacenada de forma encriptada).
• Datos de empresa: Nombre comercial, NIT, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos de terceros: Nombre, identificación, correo electrónico, teléfono y dirección de los clientes o proveedores que cada empresa registra para asociarlos a sus documentos.
• Documentos subidos: Los archivos, sus versiones y metadatos (nombre, descripción, etiquetas, fechas) que los usuarios cargan a la plataforma. Se almacenan aislados por empresa y solo son accesibles según los permisos configurados por la propia empresa.
• Datos de pago: Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi. APPYLOGI no almacena números de tarjeta ni credenciales financieras; solo conserva la referencia, el monto y el estado de cada transacción.
• Datos de configuración: Credenciales SMTP para envío de correos (almacenadas de forma encriptada).
• Datos de uso: Registros de actividad dentro de la plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados serán utilizados para:

• Gestionar el acceso y uso de la plataforma Appydoc.
• Almacenar, organizar y versionar los documentos de cada empresa de forma segura y aislada.
• Aplicar los permisos de acceso por usuario y carpeta configurados por cada empresa.
• Enviar alertas de vencimiento de documentos y notificaciones relacionadas con el servicio.
• Gestionar la suscripción, los planes y los pagos de la plataforma.
• Cumplir con obligaciones legales y reglamentarias.
• Mejorar la funcionalidad y seguridad de la plataforma.

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales se fundamenta en:

• Consentimiento: Al registrarse y usar la plataforma, el usuario otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos.
• Ejecución contractual: El tratamiento es necesario para la prestación del servicio contratado.
• Obligación legal: Cuando el tratamiento sea requerido por la ley colombiana.

5. Derechos del titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer los datos personales que APPYLOGI S.A.S. tiene sobre ellos.
• Actualizar sus datos personales cuando sean inexactos o incompletos.
• Rectificar datos que resulten incorrectos.
• Suprimir sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades del tratamiento.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede contactarnos en: gerencia@appylogi.com

6. Seguridad de los datos

APPYLOGI S.A.S. implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Encriptación de contraseñas mediante algoritmos seguros (bcrypt).
• Encriptación de credenciales SMTP mediante AES-256-CBC.
• Protección CSRF en todos los formularios.
• Control de acceso basado en roles y permisos por carpeta configurables por cada empresa.
• Aislamiento de documentos por empresa — la descarga siempre valida sesión, empresa y permisos; los archivos no son accesibles por URL pública.
• Verificación de integridad de los archivos mediante hash SHA-256.
• Comunicaciones protegidas mediante HTTPS en producción.

7. Documentos subidos y datos de terceros

Los documentos que las empresas suben a Appydoc pueden contener datos personales de terceros (empleados, clientes, proveedores). Respecto de esa información, la empresa usuaria actúa como responsable del tratamiento — debe contar con las autorizaciones exigidas por la ley — y APPYLOGI S.A.S. actúa como encargado del tratamiento: almacena los documentos por cuenta de la empresa, no los revisa, no los usa para fines propios y no accede a ellos salvo requerimiento de autoridad competente o solicitud expresa de soporte por parte de la empresa.

8. Transferencia de datos

APPYLOGI S.A.S. no vende, arrienda ni comparte datos personales con terceros con fines comerciales. Los datos podrán ser compartidos únicamente en los siguientes casos:

• Cuando sea requerido por autoridades competentes en cumplimiento de la ley.
• Con proveedores de servicios tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento (p. ej. infraestructura de servidores o la pasarela de pagos Wompi), bajo estrictas condiciones de confidencialidad.

9. Conservación de los datos

Los datos personales y los documentos serán conservados mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento. Terminada la suscripción, se conservarán por un periodo de gracia de treinta (30) días para permitir la renovación o la exportación; después podrán ser eliminados o anonimizados de forma definitiva, salvo obligación legal de conservarlos (ver sección 11 de los Términos y Condiciones).

10. Cookies y tecnologías similares

La plataforma Appydoc utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para su funcionamiento. Estas cookies no recopilan información personal con fines de seguimiento o publicidad.

11. Modificaciones a esta política

APPYLOGI S.A.S. se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios serán notificados a través de la plataforma. El uso continuado de la plataforma tras la publicación de cambios constituye la aceptación de los mismos.

12. Autoridad de control

En caso de considerar que el tratamiento de sus datos personales infringe la normativa vigente, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

Web: www.sic.gov.co

13. Contacto

Para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta política, contáctenos en: